Huishoudelijk Reglement

LEDEN

Artikel 1

  1. Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, emailadres en geboortedatum.
  2. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
  3. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens direct aan te passen via het KNLTB.club platform of door te geven aan de ledenadministratie.
  4. De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden innen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

Artikel 2

De leden zijn verplicht zich te houden aan de geldende reglementen zoals gepubliceerd op de website en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen.

Artikel 3

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en ndere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn, met uitzondering van bestuurs- en commissievergaderingen.

Artikel 4

  1. De leden hebben het recht klachten in te dienen bij het Algemeen Bestuur, de vertrouwenspersoon of een van de voorzitters van de commissies onder wier verantwoordelijkheid de klacht valt.
  2. Wanneer de klager van mening is dat de klacht niet afdoende is behandeld, kan
    de klager de klacht aanhangig maken bij een (op dat moment op te richten) klachtencommissie.
  3. De klachtencommissie bestaat uit drie leden van het Algemeen Bestuur, niet zijnde de persoon op wie de klacht is gericht en niet zijnde de voorzitter van de commissie waarvan de persoon op wie de klacht is gericht, deel uitmaakt.
  4. Het eindoordeel van de klachtencommissie is bindend.

Artikel 5

  1. De vereniging heeft een vertrouwenspersoon die functioneert als aanspreekpunt bij vermoedens van, of klachten met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag (agressie, pesten, discriminatie, seksuele intimidatie e.d.) van leden, ouders van jeugdleden en bezoekers of toeschouwers.
  2. De vertrouwenspersoon gaat na of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt en gaat na of de gebeurtenis aanleiding geeft tot het indienen van een klacht.

Artikel 6

De leden, bestuurs- en commissieleden van de vereniging dienen zich te houden aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op de vereniging. Hierbij gaat het o.a. om de Drank- en Horecawet, Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Uitvoeringswet AVG, Warenwet, Tabaks- en rookwarenwet, de Wet op de naburige rechten, de Auteurswet, Arbeidsomstandighedenwet en de Wet op Kansspelen.

Artikel 7

Er zijn geen huisdieren toegestaan in het Paviljoen. Op het park moeten huisdieren zijn aangelijnd. Deze bepaling geldt niet voor blindengeleidehonden.

BESTUUR

Artikel 8

  1. Het bestuur van TPC Metzpoint (hierna: Algemeen Bestuur) bestaat uit de voorzitter, de vicevoorzitter, de secretaris, de penningmeester en de voorzitters van de volgende commissies:
    a. Technische commissie
    b. Jeugdcommissie
    c. Evenementen commissie
    d. Paviljoen commissie
    e. Park commissie
    f. Communicatiecommissie
  2. De voorzitter, de vicevoorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur (DB).
  3. Het Algemeen Bestuur (AB) is verantwoordelijk voor de besluitvorming binnen de vereniging. De vicevoorzitter heeft alleen stemrecht indien hij of zij de voorzitter vervangt.
  4. Het DB is belast met algemeen initiërende en coördinerende activiteiten ten bate van de vereniging. Daarnaast is het DB verantwoordelijk voor de externe contacten en communicatie tussen het AB en de leden. Het DB is voor haar activiteiten verantwoording schuldig aan het AB.

Artikel 9

  1. De op statutaire wijze tot voorzitter benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en tot het daarin uitbrengen van zijn stem. Elk bestuurslid heeft één stem. Het uitbrengen van een stem bij volmacht is niet toegestaan.
  2. Bestuursleden worden benoemd voor een termijn van 3 jaar met de intentie voor minimaal 2 termijnen. Na verloop van een termijn zijn aftredende functionarissen herkiesbaar met dien verstande dat zij niet langer dan drie aaneengesloten perioden (van drie jaar) een bestuursfunctie kunnen bekleden. Overschrijding van de maximale termijn is mogelijk met nadrukkelijke goedkeuring van de algemene vergadering.

VERGADERING

Artikel 10

  1. De bestuursvergaderingen worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden van het bestuur dit wensen.
  2. De voorzitter heeft in de vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, evenals de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 11

  1. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitale) uitnodiging aan ieder bestuurslid, uiterlijk zeven dagen voor de datum van de vergadering.
  2. Indien dringende aangelegenheden dit vereisen is de voorzitter gerechtigd de bestuursleden bijeen te roepen zonder overlegging van een schriftelijke uitnodiging en agenda en zonder in achtneming van de termijn van zeven dagen.
  3. De voorzitter is verplicht tot het bijeenroepen van een vergadering wanneer tenminste drie bestuursleden hierom verzoeken. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 12

  1. Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
    a. De persoonsgegevens van de in artikel 4 van de statuten bedoelde leden. Op persoonsgegevens die door de leden verstrekt worden zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet AVG van toepassing. De gegevens worden verwerkt en opgeslagen in bestanden waarop voornoemde regelgeving van toepassing is. De persoonsgegevens worden alleen gebruikt door de TPC Metzpoint en de KNLTB, en niet beschikbaar gesteld aan derden.
    b. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen evenals de vergaderingen van het bestuur.
    c. De bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde die korter dan een jaar gebruikt worden, zijn daaronder niet begrepen.
    d. Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één maand inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
  2. De in het eerste lid bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.


Artikel 13

  1. Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur hebben bepaalde financiële bevoegdheden.
  2. Als een bedrag is begroot kan een commissievoorzitter een bedrag tot 500,- euro zonder toestemming vooraf uitgeven. Wel dient dit altijd (achteraf) aan de penningmeester te worden gemeld.
  3. Voor uitgaven boven de 500,- euro is vooraf toestemming van de penningmeester noodzakelijk.
  4. Investeringen, die betaald worden uit eigen middelen, dienen door het Dagelijks Bestuur voorgelegd te worden aan het Algemeen Bestuur en worden achteraf gemeld in de algemene vergadering.
  5. Investeringen waarvoor een lening aangegaan moet worden, moeten altijd voorgelegd worden aan de algemene vergadering (zie de statuten).

COMMISSIES

Artikel 14

  1. Het Algemeen Bestuur kan commissies voor permanente of incidentele activiteiten instellen.
  2. De permanente commissies zijn:
    a. Technische commissie; verantwoordelijk voor bevordering van het spelpeil in alle geledingen, tennis- en padel technisch beleid, vakinhoudelijk contact met de trainer en de coördinatie van KNLTB-cursussen en competities. Daarnaast zorgt de Technische commissie ervoor dat alle seniorleden actief kunnen deelnemen aan tennis- en padel gerichte activiteiten zoals trainingen, interne- en externe competities en clubkampioenschappen. De Open Toernooi commissie en Dames Dag commissie zijn subcommissies binnen de Technische commissie.
    b. Jeugd commissie; verantwoordelijk voor bevordering van het spelpeil in alle geledingen ten aanzien van junioren. Daarnaast zorgt de Jeugd commissie ervoor dat alle juniorleden t/m 17 jaar actief kunnen deelnemen aan tennis- en padel gerichte activiteiten zoals trainingen, interne- en externe competities en toernooien, clubkampioenschappen en overige evenementen.
    c. Evenementen commissie; organiseert tennis- en padel gerichte toernooien en toss-avonden voor eigen seniorleden.
    d. Paviljoen commissie; verantwoordelijk voor de inkoop en samenstelling van het barassortiment, organiseren en handhaving van de bardienstplanning, aankleding, schoonmaak en technisch onderhoud van het paviljoen.
    e. Park commissie; verantwoordelijk voor de aanleg en het onderhoud van de tennis- en padelbanen, groenvoorziening, (baan)verlichting, erfscheiding, bestrating en speeltoestellen.
    f. Communicatie commissie; zorgt voor en bewaakt visie ten aanzien van eenduidige, transparante communicatie binnen en buiten de vereniging. Ledenwerving is als activiteit onderdeel van de communicatie commissie.
    g. Sponsor commissie; verantwoordelijk voor het werven en beheren van de sponsors van de vereniging.
  3. Elke permanente commissie, met uitzondering van de Open Toernooi commissie, Dames Dag commissie en Sponsor commissie, bestaat uit een voorzitter, die lid is van het Algemeen Bestuur, en diverse leden.
  4. De permanente commissies zijn verantwoording schuldig aan het Algemeen Bestuur. De commissies kunnen op elk moment door het Algemeen Bestuur worden ontbonden.
  5. De incidentele commissies zijn:
    a. Kascontrole commissie (als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten): verantwoordelijk voor de jaarlijkse controle van de boekhouding en jaarrekening van de vereniging. De kascontrole commissie brengt over haar bevindingen verslag uit aan de Algemene Vergadering. De kascontrole commissie wordt benoemd door de Algemene Vergadering en kan niet door het Algemeen Bestuur worden ontbonden.
    b. Lustrum commissie; zorgt voor de organisatie van speciale lustrum activiteiten. De lustrum commissie wordt aangestuurd door een voorzitter, die tevens vanuit een permanente commissie lid is van het Algemeen Bestuur. Verantwoording over de activiteiten aan het Algemeen Bestuur verloopt via deze voorzitter.
  6. Op de website zijn de activiteiten van de commissies gepubliceerd.

Artikel 15

Commissieleden worden door de voorzitter van de betreffende commissie, eventueel in overleg met iemand van het bestuur, benaderd. Tussentijds aftreden is te allen tijde mogelijk. Voor de dan ontstane vacature benadert de voorzitter van de betreffende commissie een nieuw commissielid. Een commissielid is bevoegd tot het bijwonen van vergaderingen van zijn commissie, kan daarin het woord voeren en heeft stemrecht.

Artikel 16

De in artikel 11, lid 4 van de statuten bedoelde commissie (kascontrolecommissie), bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming, telkens geldende voor een jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij afwezigheid van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van het lid dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

ALGEMENE VERGADERING

Artikel 17

De leden worden tenminste 14 dagen voor de algemene vergadering uitgenodigd door het bestuur en voorzien van de relevante vergaderdocumenten.

Artikel 18

  1. Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te kiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste.
  2. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
  3. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidheidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 19

  1. Een besluit of benoeming door de algemene vergadering is alleen geldig als het betrekking heeft op een agendapunt.
  2. Een besluit of benoeming door de algemene vergadering op een niet agenda punt kan geldig genomen worden, mits dit besluit met algemene stemmen wordt genomen en alle leden of afgevaardigden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.

Artikel 20

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen voor de verzending van de uitnodigingen door tenminste  vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend. Alle op de agenda van een algemene vergadering voorkomende punten worden op die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.

Artikel 21

Schade toegebracht aan de vereniging of haar bezittingen, veroorzaakt door een lid kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald. Bij de vaststelling van de hoogte van de schadeclaim zal het bestuur zich, indien nodig laten adviseren door experts.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 22

Alle leden kunnen kennisnemen van dit reglement via de website van de vereniging. De statuten kunnen desgewenst opgevraagd worden bij de secretaris.

Artikel 23

Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van TPC Metzpoint op 10 december 1986, met wijzigingen goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering op 25 november 1991, 23 november 1992, 12 november 2001, 8 maart 2004, 8 maart 2005, 14 maart 2017 en 23 juni 2020.

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

+31 40 253 9752

Tennis- en padelclub Metzpoint

Peter Zuidlaan 40
5502 NH Veldhoven