Q&A - Voorstel Aanpassing Baancapaciteit

Algemeen

Q: In de uitnodiging voor de extra ALV is geen aanvangstijdstip genoemd: hoe laat begint de ALV op 22 september?

A: De ALV op 22 september begint om 20:00 uur. We verzoeken iedereen tijdig -zowel digitaal als fysiek- aanwezig te zijn.

Q: Wie mogen er stemmen tijdens de ALV?

A: Stemgerechtigd zijn alle seniorleden, ereleden en leden van verdienste, die zich vooraf hebben aangemeld voor de ALV. Zomerleden zijn volwaardig lid en dus mogen ook senior zomerleden stemmen.

Q: Wanneer wordt het voorstel aangenomen of verworpen?

A: Het besluit wordt genomen bij meerderheid van stemmen door de stemgerechtigde leden die zich van tevoren hebben aangemeld voor de ALV. Dus als meer dan 50% instemt met het voorstel is het aangenomen. Zo niet, dan is het voorstel verworpen.

Dit zijn de statutaire regels:

Ieder senior- en erelid, alsmede lid van verdienste van de verenging heeft 1 stem.
Het uitbrengen van een stem bij volmacht is niet toegestaan.
Blanco stemmen worden beschouwd niet te zijn uitgebracht.
Alle besluiten van de algemene vergadering moeten genomen worden met een meerderheid van stemmen.
Het ter algemene vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter dat door de vergadering een besluit is genomen, is beslissend.

Aldus wordt het volgende onder een meerderheid van stemmen verstaan:

Een besluit wordt genomen met een meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.
Blanco stemmen zijn stemmen die niet of niet binnen de gestelde tijd zijn uitgebracht.
Voor de telling zijn deze dus niet relevant aangezien dit geen geldig uitgebrachte stemmen zijn.
Het voorstel wordt aangenomen als er meer geldige stemmen VOOR zijn uitgebracht dan TEGEN.

Aldus:

aantal stemmen VOOR > aantal stemmen TEGEN = voorstel aangenomen
aantal stemmen VOOR < aantal stemmen TEGEN = voorstel afgewezen
aantal stemmen VOOR = aantal stemmen TEGEN = voorstel afgewezen

Q: Waarom moeten leden zich verplicht aanmelden voor de ALV om te kunnen stemmen?

A: Dit is lijn met een reguliere ALV, waarbij het lid aanwezig moet zijn om te mogen stemmen. Bovendien is aanmelden nodig vanwege het digitaal stemmen: aan het einde van de ALV ontvangen alle stemgerechtigde leden, die zich hebben aangemeld, een email met een stemlink.

Q: Waarom kan er alleen gestemd worden tussen wel of geen extra pádel banen, en niet over de verschillende opties voor extra banen? Ik heb veel mensen gesproken die het er wel mee eens zijn dat er pádel banen bij moeten komen, maar niet zoals nu het plan is tegen baan 1 aan. Met andere woorden, als zij een andere optie kunnen kiezen bijvoorbeeld (2 banen op baan 3), dan kiezen ze voor extra banen. Als deze keus niet geboden wordt zullen zij tegen stemmen. Dus mijn vraag is of er keuze mogelijkheid is.

A: Kort gezegd: nee, er is geen keuzemogelijkheid. Er wordt gestemd over het voorstel zoals door het bestuur voorgelegd aan de leden. De vraagstelling is ook bij de afwegingen van het bestuur een belangrijk dilemma geweest. De overwegingen worden in het antwoord op de volgende vraag nader toegelicht.

Q: Veel leden zijn niet tegen het opofferen van een baan t.b.v. de aanleg van twee extra padelbanen om daarmee recht te doen aan de toename van het aantal padelspelers. En ook niet als in de toekomst blijkt dat het nodig is weer een tennisbaan op te offeren vanwege de groei van het aantal padelspelers, maar veel leden zien het niet zitten om nu drie padelbanen aan te leggen en dat ten koste van tennisbaan 2. Past het niet beter om nu op tennisbaan 3 twee padelbanen aan te leggen?

A: Dit is een belangrijke thema geweest in de bestuursvergadering. Ook het bestuur onderkent de gevoeligheden die het voorstel met zich meebrengt vanwege de prominente plaats die tennisbaan 2 inneemt op het sportpark. Dit leidt tot een dilemma: de noodzaak van het vergroten van de baancapaciteit met minimale concessies voor onze tennissende leden versus de “emotionele waarde” van de locatie van tennisbaan 2, het verlies van de zichtbaarheid van de twee tennisbanen vanaf het terras én de korte tijd waarin de padelsport binnen onze vereniging een positie heeft ingenomen.

Ondanks dit dilemma is het bestuur ervan overtuigd dat herontwikkeling van tennisbaan 2 de beste en meest toekomst-vaste oplossing is. Daarbij gelden onderstaande overwegingen:

Met uitbreiding naar 4 banen zouden we voldoen aan de huidige capaciteitsbehoefte. Op basis van de trend en ontwikkeling van padel is de verwachting dat er ook de komende jaren een groeiende belangstelling is voor de padelsport en daarmee behoefte is aan extra padelbaan capaciteit.
Het is realistisch te verwachten dat uitbreiding tot vier padelbanen niet voldoende is voor de behoefte op middellange termijn. Er moet dus redelijkerwijs rekening gehouden worden dat de toekomstige vraag de baancapaciteit van vier padelbanen zal overstijgen en uitbreiding tot vijf padelbanen alsnog nodig zal zijn.
Vanuit het locatie onderzoek is met het oog op behoud van tenniscapaciteit vastgesteld dat herontwikkeling van tennisbaan 2 de meeste padelbaan capaciteit levert met minimale concessies aan de tennisbaan capaciteit. Immers bij aanleg van twee padelbanen op tennisbaan 3 zou bij verdere (te verwachten) uitbreiding in de toekomst van vier naar meer padelbanen dit weer ten koste gaan van een tennisbaan. Het bestuur wil dit, door de keuze voor de herontwikkeling van tennisbaan 2, met het oog op de juiste balans tussen padel en tennis voorkomen.
Bij de overwegingen zou het ook een optie zijn om nu, gebruikmakend van tennisbaan 2, twee padelbanen aan te leggen. Deze zouden dan zodanig geplaatst moeten worden zodat toekomstige uitbreiding met een extra padelbaan mogelijk is, waarbij de realisatie nu (van het grondwerk, de fundering en de ondergrond) al wel rekening gehouden wordt met de toekomstige uitbreiding met een extra padelbaan. Uitbreiding met een extra padelbaan op termijn brengt extra kosten met zich mee. Derhalve geeft het bestuur er de voorkeur aan om nu in één keer met drie padelbanen uit te breiden en de vereniging voor te bereiden op de toekomst.

Q: Worden we als club niet te groot en kunnen onze faciliteiten (paviljoen, kleedruimten, parkeerplaats, etc.) dit nog wel aan?

A: Deze vraag heeft het bestuur bij zijn overwegingen ook gesteld en besloten zich hier nader over te beraden. Het heeft echter geen invloed op het voorstel. Zie hiertoe ook de volgende informatie:

momenteel (4 september) hebben we 968 leden, waaronder 191 zomerleden (de ervaring is dat ongeveer de helft van de zomerleden besluit permanent lid te worden)
de calculaties gaan uit van 850 leden per 31-12-2020 en stijgend met 25 leden per jaar tot maximaal 1000 leden
op basis van de KNLTB norm (aantal leden per baan) is in de nieuwe situatie het maximum aantal leden 1130; toch is in alle onderzoeken uitgegaan van een maximum van 1000 leden

Q: Een vraag over de wijze van stemmen: waarom heeft het bestuur gekozen voor artikel 6.5 in plaats van artikel 6.6 van de Tijdelijke wet COVID-19 van 22 april 2020?
Volgens artikel 6.5 kan het bestuur bepalen dat het stemrecht slechts kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel.
Volgens artikel 6.6 kan het bestuur bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht gelijk worden gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht.

A: Het bestuur heeft gekozen voor artikel 6 lid 5 Tijdelijke wet COVID-19 omdat dit in overeenstemming is met de reguliere wijze waarop Metzpoint (ook in normale omstandigheden) haar besluitvorming organiseert.
Voorstellen waar besluitvorming van de ledenvergadering voor nodig is worden altijd behandeld in de vergadering waarna er gestemd kan worden. Op deze manier is gewaarborgd dat onze leden weloverwogen, na het kennisnemen van alle relevante informatie, een stem kunnen uitbrengen.

Ook voor dit voorstel meent het bestuur dat het belangrijk is dat alle leden de overwegingen en mondelinge toelichting die het bestuur zal geven meenemen in hun beslissing. Bovendien leven er ongetwijfeld vragen bij onze leden, die uiterlijk tijdens de ALV zullen worden beantwoord, zodat de leden die antwoorden kunnen betrekken bij hun overwegingen over de uit te brengen stem. Tevens wil het bestuur er daarmee voor zorgen dat leden beschikken over alle relevante informatie en overwegingen van het bestuur, en voorkomen dat leden hun stem baseren op ‘wandelgangen’ praat en stemmingmakerij.

Q: Komt er een aparte barvoorziening of overkapping bij de padelbanen?

A: Nee: Metzpoint heeft een prima paviljoen voor alle leden. Wel zal de aankleding van de ruimte bij de padelbanen nader bekeken worden.

Juist ons paviljoen en het terras zijn van belang voor de door ons nagestreefde integratie van alle leden: bestaande leden, nieuwe leden, tennissers en padellers. We zijn één club, we maken geen onderscheid, we willen dat iedereen zich thuis voelt en we willen het (familiaire) karakter van onze club behouden.

Q: Hoe staat het met andere clubs in de regio die wellicht ook padelbanen gaan bouwen of gaan uitbreiden? Is hiermee rekening gehouden?

A: Het bestuur van Metzpoint is goed op de hoogte van de ontwikkelingen bij nabij gelegen clubs en onderhoudt met de meest verenigingen nauwe contacten.

Veldhovense tennisclubs hebben op korte en middellange termijn geen plannen om padelbanen te realiseren. David Lloyd had gepland om in 2020 twee padelbanen aan te leggen, maar door de corona crisis is dit plan voorlopig niet gerealiseerd.

De laatste jaren is in de regio Eindhoven het aantal padelbanen snel gegroeid: TV Prinsejagt (Eindhoven), TV Bokt (Eindhoven), TV De Lissevoort (Nuenen), LTV Best en TV Eresloch (Eersel) hebben alle 2 padelbanen. TV Valkenswaard heeft 5 september 2 banen geopend en Genneper Parken Tennis heeft concrete plannen om 2 banen aan te leggen. LTV Best en Prinsejagt hebben concrete plannen om hun padelbaan capaciteit uit te breiden.

Naast de tennisclubs die padel aanbieden volgens een vergelijkbaar aanbod als Metzpoint, biedt David Lloyd naar verwachting in de nabije toekomst padel aan. Ook zijn er plannen in de regio van commerciële aanbieders (die 20-30 euro per uur baanhuur vragen). Deze partijen bedienen echter, net als David Lloyd, een andere doelgroep dan Metzpoint.

In de nabije omgeving van Metzpoint wordt er dus op korte en middellange termijn geen padel aangeboden tegen een enigszins vergelijkbaar aanbod als bij Metzpoint. Het feit dat er in de regio steeds meer aanbieders komen zorgt echter wel voor grotere bekendheid van de padelsport waarvan Metzpoint ook de voordelen plukt.

Q: Weten wij als Metzpoint wat onze buren David Lloyd op het gebied van het spel Padel nu en in de toekomst gaan doen. Deze info is belangrijk i.v.m investering van meer padel banen bij Metzpoint.

A: Naast de tennisclubs die padel aanbieden volgens een vergelijkbaar aanbod als Metzpoint, biedt David Lloyd naar verwachting in de nabije toekomst padel aan. David Lloyd had gepland 2 padelbanen aan te leggen in 2020 maar vanwege de coronacrisis is dit uitgesteld. Ook zijn er plannen in de regio van commerciële aanbieders (die 20 tot 30 euro per uur baanhuur vragen). Deze partijen bedienen echter, net als David Lloyd, een andere doelgroep dan Metzpoint.

Q: In de uitnodiging voor de ALV die ik heb mogen ontvangen is de volgende tekst opgenomen: Vanwege de Corona maatregelen kunnen we geen volwaardige fysieke algemene ledenvergadering houden. Om die reden maakt het bestuur gebruik van de speciale Covid-wet die het mogelijk maakt om de vergadering digitaal te laten plaatsvinden. Echter de (tijdelijke)Covid 19 Wet bepaalt dat het bestuur alleen kan besluiten de ALV geheel digitaal te laten plaatsvinden. Art. 6 lid 1 van de nieuwe wet houdt in dat in afwijking van art. 2:38 lid 1 BW, het bestuur kan bepalen dat de leden geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering. Ook de KNLTB zegt hierover op haar site: Het bestuur kan besluiten om een volledig digitale ALV te organiseren. Wat is de bestuurswettelijke basis om de vergadering gedeeltelijk fysiek en gedeeltelijk digitaal te laten plaatsvinden?

A: De basis om de extra ALV op de geplande wijze (in een hybride vorm) te laten plaatsvinden is vanzelfsprekend vanwege de risico’s die corona met zich meebrengt en de daartoe door de overheid genomen maatregelen

De Wet van 22 april 2020, houdende tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid) schept daarbij de mogelijkheden om de extra ALV te laten plaatsvinden waarbij de leden niet aanwezig zijn. Artikel 6 lid 1 sluit niet uit om een ALV in een hybride vorm te organiseren maar stelt wel voorwaarden indien leden niet aanwezig zijn, namelijk dat:

de algemene vergadering langs elektronisch weg voor leden te volgen is; en
leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld zijn om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld

Ook ten aanzien van de overige bepalingen in artikel 6 van genoemde wet wordt aan de voorwaarden voldaan.

Ook ten aanzien van het advies van de KNLTB wordt niet uitgesloten een ALV in hybride vorm te organiseren.

Q: Artikel 6.5 versus artikel 6.6 Covid-19 wetgeving. Verklaring Q&A onjuist in relatie tot de geest van de wet en de wijze waarop wij binnen Metzpoint met elkaar omgaan. De normale wijze van vergaderen (ALV) en de situatie onder corona zijn niet te vergelijken. Ook niet met de wijze waarop een vereniging met een de besluitvorming om zou moeten gaan. Stemgerechtigde leden kunnen hun stem uitbrengen door aanwezig te zijn op een ALV. Aanmelden is volgens de statuten niet nodig. Nu dit niet kan voor alle leden (beperking van 100) hebben digibeten (ontbrekende infrastructuur vergaderen en vaardigheden) niet de mogelijkheid om te kunnen stemmen tijdens de vergadering. NSF reglement aansluitend op de noodwet Covid-16: Ad 2 stap 3a. Daarom heeft de wetgever artikel 6.6 opgenomen (stemmen vooraf en tijdens de ALV). Met Email en controle op lidnummer is dit haalbaar. Anders had het bestuur voorrang moeten geven aan digibeten om de ALV fysiek bij te wonen. Ieder lid heeft het RECHT op het bijwonen van de ALV (statuten) en zijn stem uit te brengen.

A: De keuze van wijze van organiseren van de ALV is in lijn met hoe Metzpoint dat gebruikelijk is te doen en in lijn met de wettelijke mogelijkheden. Vanwege de speciale omstandigheden is stemmen slechts mogelijk door aanmelding van tevoren. Er zijn voldoende plaatsen om fysiek deel te nemen, ook nu nog, een paar dagen voor de ALV (19 september). Alle leden hebben de mogelijkheid om deel te nemen aan de ALV. Eventuele technische steun wordt op verzoek geboden.

Q: Zomerleden betalen geen jaarlijkse contributie en hebben derhalve geen stemrecht conform artikel 8.1 van de statuten. Zomerleden bestaan niet volgens de statuten.

A: De leden die we zomerleden noemen, zijn “volwaardige” leden met alle rechten en plichten (behalve het uitvoeren van bardiensten). Het feit dat deze leden een tijdelijk lidmaatschap hebben en om die reden een eenmalige contributie betalen doet niet ter zake.

Q: Leden die voor 1 december aanstaande aangegeven hebben hun lidmaatschap te beëindigen dienen niet mee te stemmen daar ze in de uitslag geen belang hebben. Derhalve is het verstandiger de ALV te verschuiven naar 2021.

A: Ook leden die aangegeven hebben per eind 2020 hun lidmaatschap te beëindigen zijn ten tijde van de ALV “volwaardige” leden en hebben aldus stemrecht.

Q: De huidige onzekere periode geeft ook reden tot uitstel. De toekomst is onzeker. Laat staan een investering van ca € 200.000 voor een periode van 6 jaar.

A: De investering betreft een bedrag van € 180.000. Zoals gebruikelijk bij investeringsbeschouwingen is met onzekerheden in de toekomst rekening gehouden, zoals in de gevoeligheidsanalyse en de risicobeschouwing als onderdeel van de financiële analyse.

Q: Worden leden vooraf geïnformeerd over het risico dat ze lopen indien ze de benodigde obligatielening van € 150.000,-- verstrekken. In 2018 is dit bewust achterwege gelaten.

A: Vanzelfsprekend zullen de leden geïnformeerd worden over mogelijke risico’s bij het verstrekken van een obligatielening. Reeds nu kunnen leden uit de (omvangrijke) verstrekte informatie inzicht krijgen in de risico’s. Leden vrij in de keuze al dan niet deel te nemen aan het verstrekken van de obligatielening.

Q: Tennisbaan 2 opofferen ten behoeve van padel geeft capaciteitsproblemen bij de winter-bonds-en wintercompetitie. het gestelde doel is al jaren: 1 baan vrij voor recreanten.

A: De knelpuntenanalyse als onderdeel van het capaciteitsonderzoek omschrijft dit uitvoerig. Daarbij blijkt dat de vrijdagavond KNLTB competitie tennis tot een knelpunt kan leiden en mogelijk tot uitsluiting van 1 of 2 teams kan leiden. Het mogelijke knelpunt bij de interne wintercompetitie tennis is middels aanpassingen op te lossen. De overige activiteiten en competities kunnen doorgang vinden zonder afbreuk te doen aan recreanten capaciteit tennis.

Q: Andere clubs geen last van teruglopen aantallen tennisleden? Concurrentie aanbieders padel in de toekomst onbekend en niet te meten. Prognoses concurrentie?

A: Ja, de ledendaling is bij tennis in zijn algemeenheid een gegeven. Metzpoint concurreert niet met andere aanbieders en heeft geen winstoogmerk. Daarbij is ledenbehoud en groei en inspelen op de interne en externe ontwikkelingen belangrijk voor de financiële gezondheid en continuïteit van de vereniging.

Het bestuur van Metzpoint is goed op de hoogte van de ontwikkelingen bij nabij gelegen clubs en onderhoudt met de meest verenigingen nauwe contacten. Veldhovense tennisclubs hebben op korte en middellange termijn geen plannen om padelbanen te realiseren. David Lloyd had gepland om in 2020 twee padelbanen aan te leggen, maar door de corona crisis is dit plan voorlopig niet gerealiseerd.

Q: Uitbreiding aantal padelbanen i.v.m. lessen/training roept de vraag op of de extra kosten die hier mee gepaard gaan totaal voor rekening van TPCM dienen te komen.

A: Training is niet de reden van de uitbreiding van de padelbaan capaciteit. Training is onderdeel van de capaciteitsvraag. Dit geldt zowel voor tennisbaan als voor padelbaan capaciteit. Metzpoint maakt geen onderscheid tussen tennissende en padel spelende leden, en dus ook niet t.a.v. de trainingen of de daarvoor benodigde infrastructuur. De statuten schrijven voor dat we leden spel en spelbevorderende capaciteit bieden. Die gaan hand in hand en kosten daarvoor worden niet gedifferentieerd weergegeven anders dan in de jaarstukken.

Q: Indien in een beleidsplan de verhouding padel/tennis en de verhouding jeugd/senioren wordt geschetst blijkt wellicht dat gefaseerde uitbreiding van het aantal padelbanen een betere optie is.

A: Het rapport “optimale baancapaciteit” levert onderbouwd het gewenste beleid ten aanzien van baancapaciteit. Samen met de resultaten van de overige onderzoeken levert dit volgens de overwegingen van het bestuur de inhoud van het voorstel, namelijk de uitbreiding met 3 padelbanen. Andere vragen en antwoorden in de Q&A (onder “locatieonderzoek”) geven nadere informatie over de (on)mogelijkheden en (on)wenselijkheid van gefaseerde uitbreiding.

Q: Kan de mail met hierin de ”stemlink” worden doorgestuurd naar een ander?

A: Ja, dat kan. Er kan echter maar één keer met deze link gestemd worden.

Q: Vorige ALV waren er inlogproblemen. Is er een helpdesk met telefoon aanwezig.

A: Voorafgaande aan de ALV zal er een handleiding voor het gebruik van Microsoft Teams toegezonden worden. Het is niet noodzakelijk in te loggen. Leden die problemen ondervinden kunnen telefonische hulp krijgen.

Q: Wat als leden elektronisch niet kunnen stemmen. Alternatief?

A: Iedereen kan online stemmen. Leden die daarbij problemen ondervinden kunnen telefonische hulp krijgen en voor hen wordt een oplossing geboden.

In de hedendaagse digitale wereld, waarbij een dagelijks bestaan zonder bijvoorbeeld DIGID en internet bankieren ondenkbaar is, mag verwacht worden dat, met een gemiddelde leeftijd van de Metzpoint leden van 50 jaar, de technologische mogelijkheden voor ieder lid werkbaar zijn. Voor de uitzonderingen hebben we geadviseerd om familie/vrienden te laten ondersteunen. Ook als vereniging zullen we in geval ondersteuning bieden. We gebruiken overigens dezelfde (enquête)tool die voor het capaciteitsonderzoek is gebruikt.

Q: Allereerst de complimenten mbt de onderzoeken en uitleg. Echter heb ik op dit moment nog geen idee waarop ik stem. Heb ik nog een keuze in de verschillende opties, of kan ik alleen maar kiezen voor jullie aanbeveling. Ivm de behoorlijke impact voor de club vind ik dat ook leden (vooral ouderen) op een andere manier moeten kunnen stemmen. Ook als zij niet ingeschreven hebben voor de vergadering. Bijv. door een rechtstreekse mail te sturen, of mogelijk per post.

A: Kort gezegd: nee, er is geen keuzemogelijkheid. Er wordt gestemd over het voorstel zoals door het bestuur voorgelegd aan de leden.

Iedereen kan online stemmen. Leden die daarbij problemen ondervinden kunnen telefonische hulp krijgen en voor hen wordt een oplossing geboden. In de hedendaagse digitale wereld, waarbij een dagelijks bestaan zonder bijvoorbeeld DIGID en internet bankieren ondenkbaar is, mag verwacht worden dat, met een gemiddelde leeftijd van de Metzpoint leden van 50 jaar, de technologische mogelijkheden voor ieder lid werkbaar zijn. Voor de uitzonderingen hebben we geadviseerd om familie/vrienden te laten ondersteunen. Ook als vereniging zullen we in geval ondersteuning bieden. We gebruiken overigens dezelfde (enquête)tool die voor het capaciteitsonderzoek is gebruikt.

Q: Waar is het beleidsplan (eventueel goedgekeurd door de ALV)?

A: Ons beleid is gebaseerd op onze statuten, onder andere uitgewerkt in ons huishoudelijk reglement en tot uiting gebracht in activiteiten zoals onder andere weergegeven op onze website. Het onderhavige voorstel is onderdeel van het beleid, namelijk de plicht om voldoende spel en spelbevorderende capaciteit te bieden en een financieel verstandig beleid te voeren, ook met het oog op de toekomst.

Q: Indien het aantal leden groeit is dan de capaciteit van het paviljoen groot genoeg?

A: In de nieuwe situatie zou volgens de capaciteitsnorm van de KNLTB voor tennis- en padelbanen het maximum aantal leden 1130 zijn. Zoals in het voorstel vermeld onderkent het bestuur de noodzaak om zich nader te buigen over het maximum aantal leden in verband met de overige voorzieningen. Daarom is in de financiële analyse rekening gehouden met een maximum van 1000 leden. Momenteel (11 september) hebben we overigens 983 leden (inclusief zomerleden). Het paviljoen van Metzpoint voldoet voor deze ledenaantallen en de voorziene baancapaciteit aan de normen van de KNLTB voor accommodaties.

Q: Graag een toelichting op de groei van leden per 20200917 (zie bericht Facebook): - Zijn dit padelleden of tennisleden?; - Zijn deze leden ook lid van andere tennisclubs? Zo ja welke en aantal per club?; - Zijn dit zomerleden die een jaarcontributie gaan betalen na een actie? - Hoe komt het dat er ineens zo veel leden zich aanmelden tijdens de corona periode?

A: Dit zijn zowel padel als tennis spelende leden. Het is niet bekend of deze leden ook lid zijn van andere (tennis)clubs. Dit zijn alle nieuwe leden met uitzondering van de leden met een zomerlidmaatschap.

De reden van onze ledengroei is dat Metzpoint een populaire vereniging is die twee aantrekkelijke sporten in een gezellige atmosfeer aanbiedt. Actieve werving en mond op mond reclame ondersteunt de ledengroei. In hoeverre corona een effect heeft op de ledengroei is niet bekend. Nieuwe leden spelen zowel tennis als padel waarbij de ervaring in de laatste maanden toont dat van de nieuwe leden ca. 60% padel speelt en ca. 40% tennis.

Q: Is er voldoende uitleg gegeven aan de leden hoe men de ALV elektronisch kan volgen en meedoen met de discussie?

A: Ja. Er zijn hierover ook geen vragen gekomen. Verder zal er voorafgaande aan de ALV nog nadere informatie verstrekt worden, zowel over hoe Microsoft Teams werkt en op welke wijze vragen gesteld kunnen worden. Deze Q&A bevat al veel vragen en antwoorden hetgeen de effectiviteit van de vergadering zal vergroten.

Q: Zijn de leden voldoende voorgelicht welke infrastructuur er benodigd is voor het ‘bijwonen’ van de ALV en deelgenoot worden van het vergaderproces? NSF reglement: check of de elektronische omgeving goed werkt ad2 stap 4.

A: Ja, zie ook het antwoord op de vorige vraag.

Q: Waarom moeten tennisleden bijdragen aan een grote investering voor padelbanen en risico’s lopen m.b.t. de continuïteit van onze vereniging. Tennisverenigingen in de regio, die allen last hebben van teruglopende aantallen, kijken voorlopig de kat uit de boom, en doen nog geen investeringen in padelfaciliteiten. Wordt nog steeds als hype beschouwd.

A: Metzpoint maakt, geheel conform de statuten, geen onderscheid tussen tennis en padel spelende leden en rekent kosten niet specifiek toe aan het type sport. Het voorstel draagt bij aan de continuïteit van de vereniging voor de volgende generaties.

Met velen is Metzpoint van mening dat de sport padel geen hype is. Het Mulier rapport ("Onze sport is Booming" uit 2018, mede gefinancierd door ministerie van VWS) geeft dit aan en de fusie van de KNLTB met de Nederlandse Padel Bond is een direct gevolg van de ontwikkelingen. De explosieve groei van de sport wordt duidelijk door de verenigingen die er mee aan de slag gaan en de commerciële partijen die centra opzetten om padel op basis van baanhuur aan te bieden.

Q: Aansluitend op het vorige punt: waarom geen gedifferentieerde contributies voor tennisen padelleden. Op deze wijze krijgen de padellers de gelegenheid om extra bij te dragen aan de investering en het realiseren van een sportwens. Vele tennissers hebben nu al voldoende bijgedragen aan het huidige park en zijn content met de faciliteiten.

Q: Is het een idee om de (veel spelende) padelspelers meer contributie te laten betalen dan de minder vaak spelende tennisspelers?

A: Metzpoint maakt, geheel conform de statuten, geen onderscheid tussen tennis en padel spelende leden. De basis hiervoor is gelegd in de ALV van 2018 waarin besloten is tot aanleg voor padelbanen. Reden ervoor is onder andere de gewenste cohesie, cultuurbehoud alsmede inclusiviteit binnen de vereniging. Een en ander is in formele zin vastgelegd in de door de leden goedgekeurde wijzigingen van de statuten in 2019.

De investering wordt gedaan met als uitgangspunt gelijkblijvende contributie. De keuze voor padel in 2018 is gedaan met als doel de daling van het (tennis spelende) ledenbestand om te buigen en om te voorkomen dat Metzpoint in een financieel ongezonde positie zou komen waardoor de contributie verhoogd zou moeten worden.

Ten aanzien van contributie wordt geen onderscheid gemaakt: niet tussen padel en tennis spelende leden, niet tussen leden die veel of weinig inkomsten genereren door de hoeveelheid omzet die zij genereren aan de bar, niet tussen veel of weinig spelende leden. De korting van de brouwerij komt niet uitsluitend ten goede aan de bierdrinkende leden en leden die thuis douchen krijgen geen korting.

Inmiddels zijn we ruim binnen de (in 2018 voorziene) periode weer op een ledenaantal en daarmee financieel gezondere positie gekomen dankzij nieuwe leden waarvan het merendeel padel speelt. Het past niet binnen de uitgangspunten en cultuur van onze vereniging om te differentiëren naar een specifiek groep leden of spelsoort.

Het is bekend dat tennisspelende leden over het algemeen content zijn met de huidige spelmogelijkheden en baancapaciteit. Dit laat echter onverlet dat ca. 30% van de leden grote beperkingen ervaart. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid een beleid te voeren voor het welbevinden van álle leden.

Q: Wordt er bij de stemming ook rekening gehouden of iemand padeller/ tennisser of gemengd speler is? Ik kan me voorstellen dat er veel padellers zijn want deze groep heeft voordeel bij veranderingen.

A: Nee, ieder lid dat zich heeft aangemeld voor de ALV heeft één stem ongeacht de sport(en) die hij/zij beoefent bij Metzpoint.

Q: Waarom heeft het bestuur zo'n grote haast en wordt er zo veel lobbywerk verricht om de baancapaciteit padel te vergroten in deze onzekere tijden?

A: Het bestuur wordt geconfronteerd met het gegeven dat zij niet aan haar verplichting ten aanzien van de statuten voldoet voor ca. 30% van haar leden: het bieden van voldoende spel- en spelbevorderende padelbaan capaciteit. Het heeft de plicht dit op te lossen. Ook omdat dit kan leiden tot een terugloop in leden met alle financiële gevolgen van dien. Dit was ook in 2018 de situatie wat toen, om het tij te keren, geleid heeft tot het besluit in om padelbanen aan te leggen en Tennis- en Padelclub Metzpoint te worden.

De oplossing ligt nu in de uitbreiding van de padelbaan capaciteit op een zodanige wijze dat zowel voor tennis als padel op gelijke wijze voldoende spel en spelbevorderende baancapaciteit beschikbaar komt.

Er wordt geen lobbywerk verricht door het bestuur. Het bestuur acteert vanuit haar verantwoordelijkheid en doet een voorstel waarbij de leden bepalen of dit voorstel wordt aangenomen.

Q: Subsidies zullen er ook komend jaar weer in ruime mate komen en de huidige of toekomstige padelspelers kunnen moeilijk ergens anders in de omgeving terecht, dus zie zullen blijven of alsnog terugkomen na een uitbreiding van padel baancapaciteit. Misschien toch wachten tot het voorjaar?

A: De tijdsdruk zit er niet op vanwege de subsidies. Het bestuur is terecht aangesproken door leden over de onvoldoende mogelijkheden om hun sport uit te oefenen. Dit probleem doet zich voor bij ca. 30% van de leden.

Ter illustratie:

meer dan 30% van de leden die ingeschreven hebben voor de padeltraining in het najaar zijn afgewezen omdat er onvoldoende baancapaciteit beschikbaar is
met 84 koppels (stand 19 september) in de padelladder (168 leden) is het onmogelijk gebleken iedereen wekelijks een ladderwedstrijd te laten spelen

Locatieonderzoek

Q: Waarom is er voor de locatie op tennisbaan 2 gekozen en niet bijvoorbeeld voor de locatie op tennisbaan 3 of naast tennisbaan 8 buiten ons park?

A: Het locatieonderzoek heeft uitgewezen dat de meest ideale locatie op tennisbaan 2 is. Daarbij gelden de volgende overwegingen (zie voor uitgebreide uitleg de rapporten over het locatieonderzoek en de optimale baancapaciteit):

buiten ons park is er geen mogelijkheid om padelbanen te plaatsen
voor de huidige en toekomstige behoefte aan baancapaciteit is uitbreiding met 3 padelbanen de beste oplossing; ook als nu uitbreiding met 2 padelbanen zou plaatsvinden, dient er rekening gehouden te worden met toekomstige uitbreiding naar 5 padelbanen op ons park
bij aanleg op tennisbaan 3 kunnen hoogstens 2 padelbanen geplaatst worden; bij 3 padelbanen is er redelijkerwijs geen ruimte meer voor doorgangen
de keuze voor tennisbaan 2 maakt het mogelijk gebruik te maken van de ruimte van het aangrenzende middenterrein (tussen tennisbaan 2 en padelbanen 9 en 10) en het grasveldje (achter tennisbaan 2 en padelbaan 10) en kan uitbreiding met 3 padelbanen plaatsvinden waarbij de ruimtelijkheid van ons park zoveel mogelijk in takt blijft

Q: Waarom worden er niet 2 padelbanen in elkaars verlengde op tennisbaan 3 aangelegd?

A: Die oplossing zou t.a.v. locatie passen, echter:

Ook als nu uitbreiding met 2 padelbanen zou plaatsvinden, geniet tennisbaan 2 de voorkeur gezien de trend/toekomstverwachting waarbij op termijn de behoefte voor uitbreiding naar 5 padelbanen aannemelijk is. Herontwikkeling van tennisbaan 3 biedt die optie niet. Om die reden is de keuze gevallen op tennisbaan 2, gezien de mogelijkheid een dergelijke uitbreiding (op termijn) zonder verdere concessies te realiseren.
Daarbij biedt de keuze voor tennisbaan 2 de mogelijkheid gebruik te maken van de ruimte van het aangrenzende middenterrein (tussen tennisbaan 2 en padelbanen 9 en 10) en het grasveldje (achter tennisbaan 2 en padelbaan 10) en kan uitbreiding met 3 padelbanen plaatsvinden waarbij de ruimtelijkheid van ons park zoveel mogelijk in takt blijft.

Q: Hurks vastgoed wil niet verkopen maar David Lloyd wil wel meewerken; waarom is de optie van bijvoorbeeld huren van dit stukje grond niet onderzocht (al dan niet van David Lloyd of rechtstreeks van Hurks)?

A: De optie in de hoek van het park is in eerste instantie uitgevoerd om te bekijken welke mogelijkheden er waren om een of meerdere “losse” padelbanen aan te leggen zonder gebruik te maken van de ruimte van een tennisbaan. Naarmate het locatieonderzoek vorderde bleek dat de behoefte (zie behoefte onderzoek) groter is dan uitbreiding met één padelbaan. Deze constatering, in combinatie met de (on)mogelijkheden van de andere opties van “losse” padelbanen (middenterrein en fietsenstalling), betekende dat de optie in de hoek ook niet meer opportuun is.

Daarnaast streven we een definitieve toekomst-vaste en eenvoudige oplossing na, waarbij we niet afhankelijk zijn van derden. Het huren van een stuk grond zou betekenen dat we gaan bouwen op andermans grond waarbij we afhankelijk zijn van twee partijen en daarmee lopen we (ook financiële) risico’s voor de toekomst.

Onderzoek optimale baancapaciteit

Q: Op pagina 11 van het "Voorstel Uitbreiding Baancapaciteit" staat bij de conclusies over de optimale baancapaciteit onder deelconlcusie "Scenario 3 levert de beste capaciteitsverhouding tennis:padel" bij scenario 3: 7 tennisbanen en 3 padelbanen. Moet dit niet 5 padelbanen zijn?

A: Inderdaad: dit moet 7 tennisbanen en 5 padelbanen zijn. Dit betreft een typefout. In het rapport "onderzoek optimale baancapaciteit", waar deze informatie vandaan komt, staat het juist omgeschreven.

Scenario 3 betreft 7 tennisbanen en 4, 5 of 6 padelbanen. In deze beschouwing is de variant met 5 padelbanen bedoeld. Bijgaand de gecorrigeerde tekst:

Q: Kan mij simpel uitgelegd worden hoe je van een padel-tennisverhouding bij de stemming van 1:2 uit kunt komen bij een veldverhouding van 5-7?

A: Het is niet volledig duidelijk wat met “een padel-tennisverhouding bij de stemming van 1:2” bedoeld wordt. Er vanuit gaande dat de vraag gebaseerd is op de gegevens uit de enquête, wordt een antwoord op de vraag geven.

Kort gezegd kan de benodigde verhouding baancapaciteit tennis:padel niet een-op-een gewogen worden tegen de huidige ledenaantallen en spel voorkeuren. Een optimale baancapaciteit t.o.v. het aantal leden, de spelvoorkeuren, de locatie (on)mogelijkheden en kostenoverwegingen zijn belangrijke onderwerpen die deel uit maken van de overwegingen die geleid hebben tot het voorstel.

Van de 416 deelnemers aan de enquête, heeft 51,2% aangegeven uitsluitend te tennissen, 21,88% uitsluitend te padellen en 26,92% zowel te tennissen als te padellen. Als je de categorie ‘beiden’ voor 50% toeschrijft aan tennis en voor 50% aan padel, krijg je een beeld over de verhouding. Tennis: ca. 65% en padel ca. 35%. Bij een ledenaantal van 877 (zie rapport) levert dit 310 padel spelende leden en 567 tennis spelende leden.

De baanbezetting is momenteel bij tennis 71 leden per baan (KNLTB norm = 90) en bij padel 155 leden per baan (KNLTB norm = 100). Hieruit wordt duidelijk dat we niet aan de behoefte voldoen. Bij 7 tennis- en 5 padelbanen wordt de huidige baanbezetting 81 resp. 62 leden per baan. Daarmee zijn we beter op de toekomst voorbereid, aangezien ca. 60% van de nieuwe leden padel speelt en de leden die vertrekken hoofdzakelijk tennissende leden zijn.

Q: In het onderzoek is volgens mij geen rekening gehouden met het feit dat in de daluren tennis vaak niet wordt afgehangen, met name in de middag en vroege avond tot 19.00 uur. Dit gebeurt waarschijnlijk omdat er toch vrije banen genoeg zijn; bij padel is dat niet het geval omdat je met 2 banen en niet afhangen een groter risico loopt om van de baan afgestuurd te worden door leden die wel hebben afgehangen. Klopt dit?

A: Dit kan niet gestaafd worden. Feit is wel dat ca. 30% van de leden een onvoldoende (padelbaan) capaciteit ondervindt. Daarover bestaan klachten. Er kan 72 uur van tevoren worden afgehangen maar vaak in de eerste secondes na de mogelijkheid tot boeken (op populaire) tijden zijn de banen al geboekt: er is aangegeven dat leden er zelfs de wekker voor zetten om te kunnen boeken.

Q: De deelnemers van de interne wintercompetitie tennis worden mijns inziens te veel in de watten gelegd ten koste van de recreatiespelers. Afgelopen maandagavond was ik iets na half acht 's avonds kort op het park en 4 van de 5 voor de interne wintercompetitie tennis gereserveerde banen lagen er verlaten bij; alleen op tennisbaan 2 werd gespeeld. Dit kan volgens mij toch niet de bedoeling zijn?

A: Deze constatering is door meerdere leden gedaan en past ook bij de conclusies van het capaciteitsonderzoek. Daarin wordt gesteld dat de wintercompetitie tennis bij herontwikkeling van een tennisbaan tot padelbanen geen consequenties heeft voor het aantal leden dat deelneemt aan deze competitie als ook het uitgangspunt van de beschikbaarheid van één tennisbaan voor recreanten.

Onderzoek financiële haalbaarheid

Q: Waarom verhogen we de contributie niet naar €140 of €150? We hebben per 1 januari 2019 de contributie verhoogd van €100 naar €115, en daarvoor 10 jaar lang niet. Door de contributie te verhogen hebben we een extra geldstroom om versneld de padelbanen af te lossen en het biedt extra financiële zekerheid. Een hogere contributie past daarnaast heel goed bij hetgeen wij onze leden ervoor bieden.

A: Uit de financiële doorrekening blijkt verhoging van de contributie niet nodig om, met de gekozen financiële constructie, de investering te bekostigen. Zeker niet met de huidige ledenaantallen. Gelijkblijvende contributie is ook uitgangspunt van de beschouwingen: ons beleid is gebaseerd op betaalbaarheid en toegankelijkheid van tennis en padel. Metzpoint streeft ernaar een fijne en betaalbare club voor iedereen te zijn met een gezond financieel beleid, en zonder winstoogmerk.

Daarbij is de aflossing van deze investering van tijdelijke aard en het is niet wenselijk (en nodig) deze aflossing te financieren door een structurele maatregel (zoals het verhogen van de contributie). Uit de financiële planning blijkt dat de investering de komende jaren gefinancierd (afgelost) kan worden met de (positieve) resultaten.

Q: T.a.v. de wijze van financiering: kan duidelijk gemaakt worden hoe dit werkt?

Zit er een fiscaal aftrekbare schenking in deze constructie?
Is het jaarlijks een rentevergoeding van 4 % over het uitstaande obligatiebedrag?
Is hiervoor een aparte financiële entiteit ingericht?

A: Er komt een obligatielening van € 150.000 bestaande uit 300 obligaties ter waarde van € 500, waarop (bij voorkeur) Metzpointleden kunnen inschrijven. De lening wordt in zes jaar afgelost. Bij aflossing van de obligatie wordt een enkelvoudige rente van 4% betaald:

Na 1 jaar wordt € 25.000 afgelost en € 1000 rente betaald (4% x € 25.000 = € 1000)
Na 2 jaar wordt € 25.000 afgelost en € 2000 rente betaald (4% x € 25.000 x 2 jaar = € 2000)
En zo verder tot en met het 6e jaar

Er is geen fiscale aftrekbaarheid.
Er wordt geen aparte entiteit voor opgericht.

Q: T.a.v. de wijze van financiering: Is onderzocht of een andere financieringsvorm tegen een rente van 4% of lager ook mogelijk is? Zijn er andere afwegingen om de voorkeur te geven aan de uitgifte van obligaties i.p.v. een andere vorm van financiering?

A: Er is bij de huisbankier van Metzpoint (ING) geïnformeerd of financiering van padelbanen mogelijk is. Het beleid van ING is (al enige jaren) dat er geen leningen verstrekt worden aan non-profit organisaties. De basisrente op leningen is 4%, oplopend, afhankelijk van het risico, naar 7%.

Q: T.a.v. de financiële analyse, bijlage 2 (financieel model en uitgangspunten): In het overzicht (exploitatiekosten) staat dat de rentekosten in het eerste jaar € 1000 zijn en in het laatste jaar € 6000. Je zou denken dat deze kosten het eerste jaar € 6000 zijn (4% over € 150.000) en € 1000 in het laatste jaar (4% over het resterende bedrag, € 25.000). Waarom lopen de rentekosten op en niet af?

A: Bij aflossing van de obligatie wordt een enkelvoudige rente van 4% betaald:

Na 1 jaar wordt € 25.000 afgelost en € 1000 rente betaald (4% x € 25.000 = € 1000)
Na 2 jaar wordt € 25.000 afgelost en € 2000 rente betaald (4% x € 25.000 x 2 jaar = € 2000)
En zo verder tot en met het 6e jaar

Q: T.a.v. de tabellen in de bijlagen van het rapport over de financiële haalbaarheid: het lijkt dat bij de berekening van de cashflow de waarden van de jaartallen als financiële waarden zijn meegenomen in de som: dat kan toch niet de bedoeling zijn?

A: Dit is inderdaad niet juist: doordat de som formule voor de cashflow begint bij het exploitatieresultaat zijn de jaartallen meegeteld. Deze waarden (jaartallen) stonden oorspronkelijk niet op die regel in de spreadsheet, maar zijn bij de behandeling van het rapport en de berekeningen tijdens een bestuursvergadering ter verduidelijking ingevoegd en deze zijn daarna in de tabel blijven staan. Dit was niet de bedoeling.

De fout heeft tot gevolg dat de waarden van de cashflow ruim € 2000 te hoog zijn weergegeven. Dit heeft geen gevolg voor de conclusie. Correctie heeft inmiddels plaatsgevonden: zie voor de gecorrigeerde waarden van de financiële beoordelingscriteria het antwoord op de vraag hieronder over de LED verlichting.

Q: Er lijkt een onjuistheid in de financiële analyse te zitten waardoor de jaarlijkse cashflow niet juist wordt weergegeven: de toe/afname voorziening wordt onjuist meegenomen. Een toename van de voorziening heeft een positieve bijdrage aan de cashflow en een afname van de voorziening een negatieve bijdrage.

A: Dat klopt. Dit blijkt een onjuiste toepassing van de boekhoudregels. Dit is aangepast. Zie voor de gecorrigeerde waarden van de financiële beoordelingscriteria het antwoord op de vraag hieronder over de LED verlichting.

Q: Bij een Veldhovense tennisvereniging heeft de gemeente de LED verlichting gefinancierd. Waarom doet de gemeente dit bij ons niet? In de financiële analyse is daarvoor immers een voorziening opgenomen.

A: De gemeente Veldhoven heeft inmiddels toegezegd de toekomstige investering in LED verlichting te financieren. De voorziening “onderhoud verlichting” kan om die reden in 2023 vrijvallen.

Door de noodzakelijke aanpassingen als gevolg van de vorige twee vragen alsmede de recente informatie over de LED verlichting is de financiële analyse geactualiseerd.

Omdat daarbij blijkt dat niet aan alle criteria in 2023 en 2024 voldaan wordt, zijn nog een aantal plausibele aanpassingen doorgevoerd, namelijk:

Het (administratieve) saldo van de fooienpot en de voorziening voor het Open Toernooi vallen vrij in 2023. Samen met het vrijvallen van de voorziening “onderhoud verlichting” is dit een bedrag van € 16.536. Dit bedrag is geboekt als een bijzondere bate.
Vanwege de relatief hoge betalingsverplichtingen in 2024 zijn investeringen verschoven: in 2024 zijn de investeringen van € 10.000 naar € 5.000 verlaagd en in 2025 naar € 10.000 verhoogd.

Dit leidt per saldo tot de volgende aangepaste resultaten:

De haalbaarheidsanalyse:

Conclusie: Op de cashflow in 2024 na voldoen alle waarden aan de criteria. In 2024 zijn de geldmiddelen echter al zodanig gegroeid, dat Metzpoint aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Dat leidt tot de conclusie dat ondanks de lagere cashflow in 2024 dan het gestelde criterium de financiering (nog immer) verantwoord is.

De gevoeligheidsanalyse:

Conclusie: De waarden van de cashflow zijn in 2023 en 2024 lager dan het gestelde criterium. Echter de geldmiddelen zijn dan al zodanig gegroeid dat Metzpoint aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Dus zelfs als de situatie zich zou voordoen waarop de gevoeligheidsanalyse is gebaseerd (minder inkomsten door stagnerende ledengroei en lagere marge op de baromzet dan realistisch ingeschat) is de financiering verantwoord.

Q: Wat is de ontwikkeling van de gemiddelde baromzet/marge per lid over de afgelopen 5 jaar? Is de gemiddelde baromzet/marge per lid waarmee wordt gerekend reëel? Er wordt nu gerekend met 2018 gemiddelde. (bij gelijkblijvende prijzen en stijgende inkoopsprijs zal de marge dalen)

A: In 2018 zijn de consumptieprijzen verhoogd (o.a. pilsner van € 1,00 naar € 1,25 per glas). Het is om die reden niet zinvol om langer terug te kijken. In 2018 was de marge per lid € 79 en in 2019 € 84. Om de noodzakelijke marge te kunnen blijven realiseren wordt om de paar jaar zowel onderhandeld met onze leverancier(s) als onze prijslijst aangepast.

Q: Is het reëel om te rekenen met 115 euro contributie per lid? Immers is de opbrengsten lidmaatschap 2020 gedeeld door het aantal leden lager dan 115 euro. (Niet betalers? Inactieve leden?)

A: Ja, het is realistisch om € 115 per lid als uitgangspunt voor de berekeningen te nemen. Met de kanttekening dat jeugdleden en zomerleden leiden tot afwijkingen: jeugdleden betalen minder en zomerleden worden niet meegeteld bij de ledenaantallen per ultimo anno. Ook hebben we ereleden die geen contributie betalen.

De getoonde prognose voor 2020 gaat uit van € 80.000 contributie inkomsten. Op dit moment (15 september) bedraagt de ontvangen contributie € 79.938. Dit is exclusief € 450 inschrijfgeld en inclusief (de lagere) contributie van zomerleden. Er moet nog € 215 aan contributie ontvangen worden.

Q: In hoeverre is het saldo liquide middelen en de cashflow in de laatste jaren van deze analyse periode (2025-2027) in beide scenario’s toereikend voor de investering in nieuwe tennisbanen? Gelet op de gemiddelde levensduur zal de laatste jaren van deze periode de vernieuwing op de planning staan. Hier is nu niks over opgenomen.

A: De tennisbanen zijn in 2013 vernieuwd waarbij de investering door de gemeente is gedaan. Omdat Metzpoint destijds de voorkeur had voor een niet standaard toplaag, heeft Metzpoint voor de meerkosten mee geïnvesteerd. In 2025/2026 zal naar verwachting de toplaag van de tennisbanen weer vervangen moeten worden.

Aangezien onze baansoort tegenwoordig standaard is, gaat Metzpoint ervan uit dat de vernieuwing ditmaal geheel door de gemeente wordt gefinancierd. Mocht Metzpoint onverhoopt toch een bijdrage moeten leveren, is er op dat moment voldoende financiële ruimte.

Overigens voorziet de gemeente, naast de investering in tennisbanen, tegenwoordig ook in de investering in nieuwe LED verlichting, uit te voeren zo mogelijk gelijktijdig met de baanvernieuwing. Ook zijn wij in gesprek met de gemeente over de opname van de vernieuwing van de (toplaag van de) padelbanen in de gemeentelijke (financiële) meerjarenplanning.

Q: De gevoeligheidsanalyse heeft als enige scenario een gelijkblijvend ledenbestand, wat zou de impact zijn van een teruglopend ledenbestand van 3 à 5% per jaar?

A: De gevoeligheidsanalyse is uitgevoerd op basis van de verwachtingen zoals beschreven in het behoefte onderzoek. Een teruggang van leden op basis van een verwacht (conservatief ingeschat) ledenaantal van 850 leden op 1-1-2021 is daarom geen realistisch scenario. Vandaar dat dit scenario niet in de gevoeligheidsanalyse is meegenomen. Bij het optreden van dit scenario zal dit (financiële) risico gemitigeerd worden door verhoging van contributie en/of marge van de baropbrengsten (consumptieprijzen) volgens hoofdstuk 7 van het rapport financiële haalbaarheid.

Bij een daling van x% leden dient de teruggang in inkomsten gecompenseerd te worden met verhoogde contributie en/of (marge op) consumptieprijzen van 100/(100–x)%. Bij 3 tot 5% minder leden (t.o.v. 850) zou dit een verhoging van consumptieprijzen en contributie van 3,1 tot 5,3% betekenen.

Q: Wat zijn de kosten van de herontwikkeling c.q. het boekverlies van tennisbaan 2? En hoe is dit verwerkt in de boekwaarde van het tennispark en de exploitatierekening?

A: De kosten van herontwikkeling van tennisbaan 2 zijn opgenomen in de kosten van de investering in de uitbreiding van de padelbaan capaciteit. De boekwaarde van de tennisbanen bedraagt eind 2020 € 15.000. Jaarlijks wordt € 5.000 afgeschreven zodat eind 2023 de banen volledig zijn afgeschreven. Er had een correctie voor tennisbaan 2 toegepast kunnen worden, maar aangezien het effect daarvan gering is, is dit niet gedaan.

Q: In de analyse groeit het leden aantal met 25 leden per jaar, zijn onze faciliteiten hiervoor voldoende qua capaciteit? (parkeren, kleedruimtes / douches, toiletten, kantine, tafels , stoelen) of zijn hier dan aanvullende investeringen voor benodigd. Zo ja, is daar dan (financiële) ruimte voor?

A: In de nieuwe situatie zou volgens de capaciteitsnorm van de KNLTB voor tennis- en padelbanen het maximum aantal leden 1130 zijn. Zoals in het voorstel vermeld onderkent het bestuur de noodzaak om zich nader te buigen over het maximum aantal leden in verband met de overige voorzieningen. Daarom is in de financiële analyse rekening gehouden met een maximum van 1000 leden. Momenteel (11 september) hebben we overigens 983 leden (inclusief zomerleden).
De verwachting is niet dat er extra voorzieningen nodig zijn en aldus is er geen rekening mee gehouden in de financiële analyse. Dit wordt ondersteund door de normen en richtlijnen voor clubaccommodaties van de KNLTB. Mocht het onverhoopt toch nodig zijn extra voorzieningen te realiseren, zijn daarvoor volgens de huidige planning vanaf 2025 voldoende geldmiddelen aanwezig.

Q: Sluiten de gekozen waarden en verwachtingen van de variabelen van het rekenmodel wel in deze onzekere tijd en de komende jaren. Wat waren de argumenten om deze waarden te kiezen.

A: De gekozen waarden van de financiële parameters passen bij de meest realistische inschatting. De onderbouwing van deze waarden is in het financiële rapport opgenomen.

Q: De aanleg van extra padelbanen is een forse investering met de nodige risico’s: geeft de gemeente Veldhoven de garantie dat de club op de huidige locatie kan blijven en/of zijn er afspraken met betrekking tot financiële vergoedingen indien we de huidige locatie moeten verlaten? Een investering over 6 jaren is lange termijn en het beleid van de gemeente is korte termijn. Vooral nu de gemeente de komende jaren moet bezuinigen.

A: Er is in het kader van de investering in extra padelbaan capaciteit overleg met de gemeente, overigens niet specifiek over garanties t.a.v. locatie of financiën zoals in de vraag bedoeld. De gemeente Veldhoven is dus bekend moet onze plannen.

In haar lange termijn sportbeleidsnotitie (Mulier rapport "Ruimte voor sport in Veldhoven 2017–2030") gaat de gemeente (zelfs zonder verschuiving van tennis naar padel) uit van een afnemende capaciteitsbehoefte van tennis: voor Metzpoint tot 7 tennisbanen in 2030. In onze gesprekken erkent de gemeente de ontwikkeling (verschuiving van tennis naar padel) en heeft de gemeente akkoord gegeven op voortijdige herontwikkeling van "hun" tennisbaan 2.

Metzpoint kan niet instaan voor beleidswijzigingen in de toekomst, maar het lijkt niet aannemelijk dat de gemeente de pers wil halen door een gezonde club met 1000 actieve leden hun locatie af te nemen en financieel ten gronde te richten. Metzpoint gaat ervan uit dat de gemeente in voorkomende gevallen behoorlijk bestuur zal voeren.

Q: Dat de marge op de barverkopen zonder de prijzen te verhogen gelijk blijft de komende jaren is een utopie, want TCPM heeft geen controle over de stijgende inkoopprijzen!

A: Dat is juist: prijsstijgingen als gevolg van stijgende inkoopprijzen ten behoeve van margebehoud zijn inderdaad niet uitgesloten. Dit heeft geen betrekking op het voorstel. Het voorstel gaat uit van gelijkblijvende marges op de baromzet.

Q: In alle scenario’s en berekeningen heb ik weinig of niets over risico afschatting van Corona gezien. Misschien heb ik niet goed gekeken, dat zou kunnen. Hopelijk gaan we niet weer dicht, wel kan de huidige situatie de baromzet scherp beïnvloeden, en misschien ook de vernieuwingsplannen. Daarom mijn vragen:

Wat is de invloed van de Coronamaatregelen op de financiën van 2020 tot nu toe?
Stel de huidige Coronamaatregelen blijven t/m 2021 of zelfs 2022 (ik ben even pessimistisch), wat betekent dit voor de financiën en de vernieuwingsplannen?

A: De sluiting van ons paviljoen heeft geleid tot minder barinkomsten en dus minder marge op de baromzet. De gebudgetteerde daling is ca. 65%. De nieuwe gebudgetteerde marge op de baromzet (inkomsten voor de vereniging) van € 20.000 is opgenomen in het budget voor 2020 zoals gepresenteerd en goedgekeurd tijdens de ALV in juni dit jaar.

Binnen de huidige corona maatregelen is het sportpark en het paviljoen geopend. Zolang het paviljoen en de bar geopend blijft, wordt baromzet gerealiseerd en dus marge op de baromzet. Deze situatie is uitgangspunt van de financiële analyse. Mocht er een verandering optreden, zijn er maatregelen mogelijk om de gevolgen ervan te beperken, zoals beschreven in het hoofdstuk risicoanalyse van de financiële rapportage.

Q: Waarom de risico’s van de obligatielening neerleggen bij de leden en niet de huisbank?

A: De keuze voor de obligatielening is in het financiële rapport verklaard. Er is bij de huisbankier van Metzpoint (ING) geïnformeerd of financiering van padelbanen mogelijk is. Het beleid van ING is (al enige jaren) dat er geen leningen verstrekt worden aan non-profit organisaties. De basisrente op leningen is 4%, oplopend, afhankelijk van het risico, naar 7%.

Het is een vrije keuze voor de leden om deel te nemen aan de obligatielening. Veel leden willen zich langdurig aan de vereniging binden en een bijdrage leveren aan de toekomst van de vereniging en daarbij ook nog eens een mooi rendement op hun investering maken.

Q: De projectie van het aantal leden over de komende zes jaren: wat is de verdeling in procenten van de uit- en de instroom van leden naar categorie (tennis en padel, en senioren, junioren en zomerleden)? Het normgetal is blijkbaar 1.000 leden. Juniorleden en zomerleden betalen geen EUR 115,= contributie. Zijn de cijfers juist?

A: Er is t.b.v. de financiële analyse geen opdeling gemaakt t.a.v. in/uitstroom (immers het resultaat telt, namelijk het aantal leden per saldo na in/uitstroom) of naar categorie. De ledenaantallen (verdeeld naar junior en senior) zijn wel ingeschat. Dit is duidelijk in het financiële rapport verwoord.

In algemene zin weten we dat van de nieuwe leden ca. 60% padel speelt en ca. 40% tennis. Nieuwe leden zijn ook gemiddeld jonger dan de gemiddelde leeftijd van de Metzpoint populatie in de afgelopen jaren. Verder heeft ca. 80% van de padellers eerder tennis gespeeld.

Het is realistisch om € 115 per lid als uitgangspunt voor de berekeningen te nemen. Met de kanttekening dat jeugdleden en zomerleden leiden tot afwijkingen: jeugdleden betalen minder en zomerleden worden niet meegeteld bij de ledenaantallen per ultimo anno. Ook hebben we ereleden die geen contributie betalen.

Q: Is het nog wel verantwoord om deze investering te doen van ca. € 200.000,= als we een gebruikelijke risicofactor van overschrijding van projecten toepassen van ca. 20%?

A: De investering betreft 180.000. Dit bedrag is gebaseerd op ontvangen offertes. Bij het aanbestedingstraject is het uitgangspunt turn-key en fixed prices. Er wordt een zorgvuldig traject doorlopen om dit te borgen. Daarbij worden de ervaringen bij de aanleg van de eerste twee padelbanen meegenomen.

Hoe kan het dat het exploitatieresultaat zo drastisch stijgt binnen de komende jaren?

A: Omdat de inkomsten stijgen als gevolg van de stijging van de contributie inkomsten en de (daarmee samenhangende marge op de) baromzet.

In de jaren 2013 t/m 2017 is het ledenaantal gezakt met 145, ongeveer 30 leden per jaar. Sinds 2018 zien we een toename van het aantal leden: 27 in 2018 en 80 in 2019. Op dit moment (19 september) hebben we bijna 1000 leden. Hiervan hebben 191 leden een zomerabonnement waarvan er inmiddels 69 leden hebben aangegeven hun lidmaatschap om te zetten in een permanent lidmaatschap.

Q: De begroting voor de aanleg van padelbaan 1 en 2 in 2018, in hoeverre was deze juist? En wat waren de werkelijk kosten. In het algemeen vallen projecten ca. 20% duurder uit.

A: De realisatie van het project in 2018 is hoger uitgekomen dan de begroting. Mede op basis van de ervaringen van 2018 is het nu mogelijk een betere begroting te maken, met minder risico’s. Bij het huidige aanbestedingstraject is het uitgangspunt turn-key en fixed prices. Er wordt een zorgvuldig traject doorlopen om dit te borgen. Daarbij worden de ervaringen bij de aanleg van de eerste twee padelbanen meegenomen.

Het aantal vrijwilligers voor park- en baanonderhoud zal waarschijnlijk dalen in de toekomst, dus zullen deze werkzaamheden moeten worden uitbesteed hetgeen aanzienlijke kosten met zich meebrengt. Deze kosten zijn niet opgenomen in de prognose. Bij acceptatie van dit voorstel blijft het huidige ledenbestand niet stabiel.

A: Eventuele kosten voor de uitbesteding van onderhoud zijn niet opgenomen in de financiële prognose in het kader van het voorstel omdat dit niet voorzien is. Mocht dit in de toekomst noodzakelijk zijn, zullen de consequenties alsdan worden omgezet in maatregelen.

Het past onze vereniging dat we de waarden en normen die we hebben opgebouwd verder zullen uitdragen. Daarbij hoort vrijwilligerswerk: het is een wezenlijk onderdeel van onze cultuur en bestaansrecht. Ook voor de toekomst is het daarom essentieel alle (nieuwe) leden te betrekken bij de vereniging en actief te krijgen om onze mooie club en cultuur van saamhorigheid en inclusiviteit te continueren. Hierbij hebben alle leden een rol!

Q: Wordt er rekening gehouden met de nieuwe vermogenswetgeving in 2022? Spaarders gaan er op vooruit en beleggers (aandelen en obligaties) gaan meer belasting betalen. Blijft er weinig over voor de obligatiehouders met 4% rente.

A: Het is een vrije keuze voor de leden om deel te nemen aan de obligatielening.

Q: Op welke subsidies wordt er gerekend en zijn deze al goedgekeurd? Toezeggingen?

A: Er wordt rekening gehouden met de volgende twee subsidies:

Stimulering Bouw en Onderhoud Sportaccommodaties (BOSA): 20%
Subsidie Energiebesparing en Duurzame energie bij Sportaccommodaties (EDS) voor de LED verlichting: 30%

Voor de eerste subsidie is het van belang dat de opdracht nog dit jaar verstrekt wordt. Er zijn nog geen subsidieaanvragen gedaan. Zoals gebruikelijk bij veel subsidies vanuit de overheid krijg je daarop geen toezegging vooraf. Wel zijn de voorwaarden van toekenning vooraf duidelijk en kan vooraf ingezien worden in hoeverre er nog subsidieruimte is. Onderzoek wijst uit dat het niet aannemelijk is dat Metzpoint niet voor deze subsidies in aanmerking komt.

Q: Waarom geen lening van de huisbank of van de gemeente? Is het vermogen op de balans niet hoog genoeg als onderpand?

Q: Waarom geen bankgarantie of gemeentegarantie aanvragen voor de uit te geven obligaties hetgeen meer zekerheid geeft voor de komende zes jaren en de toekomstige inschrijvers.
Q: Een vraag over de terugbetalingsverplichting van de lening; het is waarschijnlijk niet voor niets dat je voor zo'n lening bij de bank niet terecht kunt. Bij een lening is er een risico dat de lening niet of niet geheel terugbetaald kan worden. Is er bij de Metzpoint obligatielening een zekerheid ingebouwd dat deze lening terugbetaald kan worden? Bij voorbeeld middels een verzekering of een garantstelling door het huidige bestuur?

A: Het betreft een obligatielening. Wanneer de vereniging in financiële problemen raakt kan de lening niet worden opgeëist. Verder zou een bankgarantie, in feite een verzekering, voor zover dit al mogelijk is, kostenverhogend werken.

Ieder lid is vrij te besluiten om al dan niet deel te nemen aan de obligatielening.

Q: Vermogen is geen vermogen op een stuk grond dat gehuurd wordt. Boekhoudkundig en cijfermatig juist. Bedrijfseconomisch onjuist. Opbrengstwaarde bij onteigening? Alleen de stenen, kozijnen en bepaalde onderdelen. Verkeerde presentatie in het rapport.

A: Een discussie over algemene boekhoudkundige of bedrijfseconomische principes zoals regulier gehanteerd in onze verenigingsboekhouding staan los van het onderhavige voorstel aan de leden. Ten aanzien van de vraag over de waarde bij onteigening: zie het antwoord op onderstaande vraag.

Q: Is er een huuroverkomst met rechten en plichten verhuurder/huurder? Wat zijn deze? Gevolgen/garanties gemeente bij wijziging bestemmingsplan van het park? Schriftelijk vastgelegd? Aansprakelijkheid? Financiële vergoedingen?

A: Ja, er is een overeenkomst tussen de gemeente en Metzpoint waarin het gebruik van het park en overige zaken vastgelegd zijn. Het artikel in deze overeenkomst over de rechten en plichten m.b.t. wijziging bestemmingsplan:

Over het voorstel is met de gemeente overleg gevoerd en de gemeente heeft haar medewerking toegezegd en meer specifiek is akkoord met de uitbreiding van de padelbaan capaciteit ten koste van 1 tennisbaan.

Q: Mij lijkt dat het ledental van 850 contributie betalende leden eind januari 2021 aan de hoge kant is. Ik verwacht dat een groot gedeelte van de Zomer Challenge leden afhaakt als ze er achter komen dat: spelen in de herfst of winter anders is dan spelen in de zomermaanden; ze vaak in de avonduren niet kunnen spelen op het moment dat zij dat willen; ze ook verplicht bardienst moeten draaien.

A: De financiële analyse is gebaseerd op een ledenaantal per 1 januari 2021 van 850: uitgaande van de 958 leden per medio augustus 2020 met de verwachting dat ca. 100 zomerleden hun lidmaatschap niet omzetten in een definitief lidmaatschap. Het huidige ledental (19 september) staat op 994 leden, waarvan 191 zomerleden. Daarvan hebben:

70 leden aangegeven hun lidmaatschap te continueren
33 leden aangegeven hun lidmaatschap niet te continueren
89 leden nog geen reactie gegeven

Overigens zijn de genoemde punten waarom leden zouden kunnen afhaken terecht. Waarbij gezegd kan worden dat het juist bij de cultuur van Metzpoint past dat alle leden bijdragen aan het succes en vrijwilligerswerk verrichten, waaronder het draaien van bardiensten. Past dat niet bij deze persoon dan past deze persoon misschien ook wel niet bij Metzpoint.

De aanleiding van het voorstel in de extra ALV ligt opgesloten in de tweede genoemde reden voor opzegging, namelijk het tekort aan padelbaan capaciteit. Als er onvoldoende speelcapaciteit is haken leden af, dat is nou juist voorkomen moet worden. Dit geldt overigens niet alleen voor zomerleden.

Q: Hoe is het aantal leden per 1 januari 2021 ten tijde van het schrijven van het financiële haalbaarheidsrapport bepaald en is deze inschatting op basis van de huidige getallen nog steeds realistisch?

A: Voor de ledenaantallen is (medio augustus) uitgegaan van de volgende inschatting: op basis van ledenaantal medio augustus 2020 (958) zijn er op 1 januari 2021 850 leden, waarvan 100 jeugdleden. Er is dus rekening gehouden met (toename van) nieuwe leden in de tweede helft van 2020 en leden die hun lidmaatschap opzetten (zomerleden en per einde jaar) van per saldo -108 leden.

Op dit moment (20 september) is het ledental 996, waarvan 191 zomerleden. Van de zomerleden is de inschatting op basis van de huidige wetenschap en ervaring in de vorige jaren dat er ca. 50% het lidmaatschap niet zal voorzetten. Dus de inschatting is daarmee een resulterend aantal leden per eind 2020 van ca. 896. Dan komen er nog steeds wekelijks leden bij en zullen er zoals gebruikelijk per einde jaar leden hun lidmaatschap opzeggen. Al met al is daarmee de inschatting van 850 leden per 1 januari 2021 (nog immer) realistisch.

Q&A - Voorstel Aanpassing Baancapaciteit

Algemeen

Locatieonderzoek

Onderzoek optimale baancapaciteit

Onderzoek financiële haalbaarheid

E-mail

Telefoon

Tennis- en padelclub Metzpoint

KVK-nummer